Política de privacidad

Última actualización: 25 de agosto de 2026

1. Quién trata tus datos, y en qué calidad

Esta política distingue dos situaciones, porque las obligaciones son distintas en cada una:

• Datos de nuestros clientes. Cuando creas una cuenta, contratas un plan o nos escribes, Kigyo actúa como responsable del tratamiento de tus datos de contacto y facturación.
• Datos que tu organización carga en la plataforma. Los de empleados, clientes, proveedores y pacientes son de tu organización: ella es la responsable y Kigyo actúa como encargado, tratándolos según sus instrucciones y solo para prestar el Servicio. Si eres empleado o paciente de una empresa que usa Kigyo, dirige tus solicitudes a esa empresa; nosotros te ayudaremos a canalizarlas.

2. Qué datos tratamos

• De cuenta y facturación: nombre, correo electrónico, nombre de la empresa, identificación fiscal, plan contratado y estado de la suscripción. No almacenamos datos de tarjetas: los gestiona nuestro procesador de pagos.
• De las personas de tu organización: nombre, documento, cargo, área, sede, contacto, fechas de vinculación, información de nómina y documentos laborales.
• De terceros con los que operas: clientes, proveedores, estudiantes, huéspedes, arrendatarios y demás, según los módulos que actives.
• Archivos: documentos, fotos de perfil, logotipos e imágenes clínicas que cargues en la plataforma.
• De uso y seguridad: registros de acceso, bitácora de auditoría de cambios, dirección IP e identificadores técnicos necesarios para operar la plataforma y prevenir abuso.
• De solicitudes de demostración: nombre, correo, empresa y mensaje, cuando llenas el formulario de contacto.

3. Datos sensibles

Los módulos clínicos y veterinarios permiten registrar datos sensibles de salud —tipo de sangre, alergias, diagnósticos, historia clínica e imágenes diagnósticas—. Conforme a la Ley 1581 de 2012, su tratamiento exige autorización explícita del titular, y ningún titular está obligado a autorizarlo.

Esa autorización debe obtenerla la organización que los registra, que es su responsable. Kigyo los aloja cifrados, con acceso restringido por organización y por permiso, y las imágenes diagnósticas se sirven mediante enlaces temporales que caducan, nunca desde un repositorio público.

4. Para qué los usamos

• Operar, mantener y asegurar la plataforma.
• Prestar las funciones que cada módulo ofrece.
• Gestionar la suscripción, el cobro y la facturación.
• Brindar soporte y comunicarnos contigo sobre el Servicio.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.
• Detectar y prevenir fraude, abuso e incidentes de seguridad.

No vendemos datos personales, no los cedemos con fines publicitarios y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5. Proveedores que nos ayudan a operar

Compartimos información con los proveedores estrictamente necesarios para prestar el Servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Supabase — base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos.
• Vercel — alojamiento y entrega de la aplicación.
• Polar — procesamiento de pagos y facturación de la suscripción.
• Microsoft Azure — servicios de inteligencia artificial del asistente.

Si conectas integraciones opcionales —pasarela de pagos del mostrador, mensajería, facturación electrónica— los datos necesarios para esa función se comparten con el proveedor que tú elijas y contrates.

6. Dónde se alojan y transferencia internacional

La infraestructura de Kigyo opera en centros de datos ubicados en los Estados Unidos de América. Si tu organización está en Colombia, esto constituye una transferencia internacional de datos en los términos de la Ley 1581 de 2012, y al usar el Servicio la autorizas.

Nuestros proveedores mantienen certificaciones y compromisos contractuales de seguridad y confidencialidad equiparables a los estándares exigidos por la normativa colombiana.

7. Asistente de inteligencia artificial

Cuando usas el asistente, el texto de tu consulta y los fragmentos de tus documentos que resulten relevantes se envían al servicio de inteligencia artificial de Microsoft Azure para generar la respuesta.

Conforme a los términos de ese servicio, tus datos no se usan para entrenar modelos ni se comparten con otros clientes. El asistente solo accede a los datos de la empresa activa y solo a los módulos que esa empresa tiene encendidos. Puedes desactivarlo apagando el módulo correspondiente.

8. Cómo protegemos la información

• Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo, provisto por nuestra infraestructura.
• Aislamiento por organización a nivel de base de datos. Cada fila pertenece a una empresa y las políticas de seguridad impiden que una consulta devuelva filas de otra, incluso si la aplicación fallara.
• Control de acceso por rol y permiso, configurable por cada organización.
• Verificación en dos pasos (TOTP) disponible para todas las cuentas.
• Límites de intentos en el inicio de sesión y en operaciones sensibles.
• Bitácora de auditoría de los cambios realizados en cada empresa.
• Archivos en repositorios privados, accesibles solo mediante enlaces temporales que caducan.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte tus datos personales, te lo notificaremos y reportaremos a la autoridad competente conforme a la normativa aplicable.

9. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras tu cuenta esté vigente y durante el tiempo que exija la legislación aplicable —en particular la laboral, contable y tributaria, que impone plazos mínimos de conservación—.

La suspensión por falta de pago no elimina información: la cuenta pasa a modo de solo lectura y los datos siguen disponibles y exportables.

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y de los datos asociados escribiéndonos desde la página de contacto. Atenderemos la solicitud dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, salvo que debamos conservar información por mandato legal, en cuyo caso te indicaremos qué y por cuánto tiempo. Hoy la eliminación se tramita de forma asistida; no existe todavía una opción de autoservicio dentro de la plataforma.

10. Tus derechos

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como titular puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se les ha dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización; y solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

Puedes ejercerlos escribiéndonos desde la página de contacto. Responderemos las consultas dentro de los diez (10) días hábiles y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, conforme a los plazos legales.

Si tus datos fueron cargados por una empresa que usa Kigyo —tu empleador o tu prestador de servicios de salud, por ejemplo— esa empresa es la responsable del tratamiento y es a quien debes dirigir la solicitud. Escríbenos igualmente si necesitas ayuda para identificarla o contactarla.

11. Cookies y almacenamiento local

Kigyo usa únicamente cookies necesarias para funcionar. No usamos cookies de analítica, de publicidad ni de seguimiento, ni compartimos datos con redes publicitarias.

• Sesión — mantiene tu sesión iniciada de forma segura entre visitas.
• Empresa activa — recuerda con cuál de tus empresas estás trabajando.

Son dos, y las dos son necesarias: sin la primera habría que iniciar sesión en cada página, y sin la segunda el sistema no sabría de cuál de tus empresas mostrarte los datos.

Además guardamos tu preferencia de tema (claro u oscuro) en el almacenamiento local de tu navegador. Ese valor no viaja a nuestros servidores y puedes borrarlo desde tu navegador.

12. Menores de edad

El Servicio está dirigido a empresas y no a menores de edad. Si tu organización registra datos de menores —por ejemplo, en el módulo de estudiantes— corresponde a tu organización obtener la autorización de sus representantes legales y velar por el interés superior del menor, conforme a la normativa aplicable.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad. Notificaremos los cambios importantes por correo electrónico o dentro de la plataforma. La fecha de la última actualización aparece al inicio de esta página.

14. Contacto

Para dudas sobre esta política o para ejercer tus derechos, escríbenos desde la página de contacto. Consulta también nuestros Términos de servicio.